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Portaria do CNJ institui a Comissão Permanente de Gestão Documental, Preservação Digital e Memória no âmbito do Foro Extrajudicial
11 DE FEVEREIRO DE 2022

PORTARIA N. 12, DE10FEVEREIRO DE 2022.
A CORREGEDORA NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a competência da Corregedoria Nacional de Justiça de expedir provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeiçoamento das atividades dos órgãos do Poder Judiciário (art. 8º, X, do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça);

CONSIDERANDO a Estratégia Nacional do Poder Judiciário 2021–2026, instituída pela Resolução CNJ n. 325/2020, que define as diretrizes nacionais da atuação institucional dos órgãos do Poder Judiciário para o próximo sexênio;

CONSIDERANDO a Resolução n. 324/2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO que os repositórios das serventias extrajudiciais são considerados arquivos públicos, nos termos dos artigos 2º e 7º da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, combinado com os artigos 22 e seguintes da Lei n. 6.015/1973 e art. 46 da Lei n. 8.935/1994;

RESOLVE:
Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Gestão Documental, Preservação Digital e Memória no âmbito do Foro Extrajudicial – CGDEX.
Art. 2º São atribuições da CGDEX:
I – elaborar e submeter à Corregedoria Nacional de Justiça propostas de regulamentação de procedimentos de gestão e preservação documental do serviço extrajudicial;
II – propor e apoiar a realização de treinamento de servidores e magistrados que atuam nas Corregedorias Gerais da Justiça dos Estados e do Distrito Federal, bem como promover a capacitação de serventuários das diversas especialidades, em questões relacionadas à gestão documental, preservação digital e memória no Foro Extrajudicial;
III – fomentar a preservação da memória, no que diz respeito a livros de registros públicos e notas dotados de relevante valor histórico e cultural para a sociedade brasileira; e
IV – outros assuntos de interesse da atividade notarial e registral relacionados à gestão documental e à preservação da memória.
Art. 3º Integram a Comissão Permanente de Gestão Documental, Preservação Digital e Memória:

I – um juiz auxiliar da Corregedoria Nacional de Justiça;
II – um juiz auxiliar, representante do Proname, indicado pelo Presidente do Conselho Nacional de Justiça;
III – dois juízes, preferencialmente com conhecimento em gestão documental, escolhidos a partir de indicações feitas pelas Corregedorias Gerais da Justiça dos Estados e do Distrito Federal;
IV – um representante do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq);
V –um representante dos notários; e
VI – um representante dos registradores.

§ 1º Os integrantes a que se referem os incisos I, III, V e VI serão indicados pelo Corregedor Nacional de Justiça.
§ 2º Na indicação dos representantes dos tribunais de justiça, observar-se-á critério de representatividade nacional e
experiência em gestão documental.
§ 3º A CGDEX poderá contar com o auxílio de outros servidores e magistrados na realização de suas atividades.
§ 4º Os trabalhos serão secretariados por um servidor da Corregedoria Nacional de Justiça.
Art. 4° A CGDEX será coordenada pelo juiz auxiliar designado pelo Corregedor Nacional de Justiça.
Parágrafo único. Cabe ao juiz coordenador da CGDEX estabelecer o plano de trabalho, assim como o voto de qualidade, no caso de empate nas deliberações da Comissão.
Art. 5º Os encontros da CGDEX ocorrerão, prioritariamente, por meio virtual.
Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Ministra MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA